RÉUSSIR VOS RÉUNIONS ET COMPTE-RENDU

Préparer la rencontre

Il est indispensable de penser aux supports matériels (éventuellement support papier, paperboard, rétroprojection vidéo, disponibilité et taille de la salle...), de réaliser un ordre du jour, comportant un timing prévisionnel, et de le diffuser bien avant la réunion. S'assurer que les participants ont bien pris connaissance de la date, de l'horaire, du lieu et du contenu de la réunion.

Animer le débat

L'animateur doit donner aux participants la possibilité de s'exprimer, quitte à rester un peu en retrait. C'est quelqu'un qui est au service de l'expression du groupe pour que celui-ci puisse travailler dans les meilleures conditions. En revanche, dans la forme, il doit assumer sa position de meneur de groupe et ne pas hésiter à rappeler en cours de débat les règles du jeu, à veiller au respect de l'ordre du jour et du timing. Autre talent du travail d'animateur : savoir gérer les tensions entre les participants, et, le cas échéant, désamorcer les conflits.

Superviser l'après réunion

La fin de la réunion ne signifie pas la fin du travail de l'animateur. Celui-ci doit encore rédiger ou faire rédiger par le secrétaire un compte-rendu, le diffuser rapidement et surtout contrôler la réalisation des décisions prises. À l'issue de la réunion, l'animateur doit avoir fait une synthèse orale des propos tenus et des décisions prises et chaque membre doit savoir ce qu'il a à faire.

En dehors des membres présents, le compte-rendu doit être diffusé aux membres absents, au club parrain (Responsable jeunesse, et peut être Secrétaire et Président), au Représentant Rotaract de District, aux autres clubs Rotaract du District (Présidents en général)...

Le contenu de votre compte-rendu doit respecter les statuts, le règlement intérieur ainsi que les lignes de conduite du Rotaract. Dans l'idéal, il comportera le nom complet, le District d'appartenance ainsi que les coordonnées du club, la date et le lieu de réunion, les noms des membres présents, des membres excusés, des membres absents non excusés, le contenu de la réunion ainsi que les dates des prochaines actions et enfin, la date et le lieu de la prochaine réunion.

À éviter :

Les réunions faire-valoir

Organiser une réunion pour faire mousser son ego est le meilleur moyen de perdre du temps et d'en faire perdre aux autres. Il ne ressort rien de concret de ce type de rencontre, ce qui n'est jamais bon pour l'image de l'animateur.
 

Trop de participants

Au-delà d'une vingtaine de personnes, on entre dans un phénomène de foule. Il faut alors des compétences particulières, ou alors plusieurs animateurs. Autre possibilité : découper le travail en commissions.
 

L'attente des retardataires 

Attendre que tout le monde soit là, c'est pénaliser les présents. Il faut commencer à l'heure dite pour éviter que les participants décalent d'eux-mêmes l'horaire à la prochaine réunion.


 
Édition novembre 2000
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